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Mobiler Zugriff auf die Agentursoftware
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Projekte verwalten und Zeiten erfassen, egal ob als Freelancer oder als klein-/mittelständisches Unternehmen.

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Umfangreiche Planung – Professionelle Realisierung

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Unsere Agentursoftware ist auch besonders gut geeignet für Freelancer

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Weitreichender Service

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Auf einfache Weise Software Eingangsrechnungen und Zahlungsverkehr (Ein- und Ausgangsrechnungen) erfassen.

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Projektorientiert und Zeitbewusst arbeiten.

Die Agentursoftware lässt keine Wünsche offen!

Die Agentursoftware ist für Freelancer und Dienstleistungsunternehmen und Agenturen wie Online-oder Printagenturen geeignet, also für alle Unternehmen, die Projekte verwalten, Zeiten erfassen und ihre Aufgaben dokumentieren müssen. Die Agentursoftware unterstützt nicht nur die Projekt- und Kundenverwaltung, sondern bietet durch weiterführende Funktionen, wie die Rechnungserstellung und das Mahnwesen einen deutlichen Mehrwert für alle Unternehmen.

Zeitersparnis
Transparenz
Flexibilität
Sicherheit
Preis/Leistung

Funktionen unserer Agentursoftware

Kontakte

In den Kontakten werden Kunden-, Ansprechpartner- und Lieferantendaten angelegt. Diese dienen dazu anschließend Briefe, Angebote, Rechnungen, Mahnungen oder Bestellungen zu erstellen.

Projekte

Projekt-Jobreport
In einem Projekt-Jobreport werden im voraus kalkulierte Projekte (Angebot) erfasst. In den einzelnen Projektpositionen können individuelle Leistungen mit Ihren Aufwändungen und Kosten erfasst werden. Hierbei ist es Ihnen freigestellt, ob Sie die Projektpositionen als Meilensteine Ihres Projektes auslegen oder thematisch nach den Arbeiten.

Sammel-Jobreport
Die Sammel-Jobreports sind in 12 Monate (Januar – Dezember) unterteilt. In den jeweiligen Monate können von Mitarbeitern Stunden eingetragen werden. Im Folgemonat können die gesammelten Stunden aus dem Vormonat(en) abgerechnet oder in den nächsten Monat verschoben werden.
Sobald ein Monat abgerechnet wurde, steht der Monat für die Zeiterfassung nicht mehr zur Verfügung.

Pflege-Jobreport
Die Pflege-Jobreports sind wie die Sammel-Jobreports in 12 Monate unterteilt, wo die angefallenden Stunden eingetragen werden. Der Pflege-Jobreport wird je nach Auswahl monatlich, quartalsweise, halbjährlich über einen fixen Betrag im Voraus abgerechnet. Somit ist es Ihnen möglich, die gebuchten Stunden und die aktuell noch freien Stunden im Auge zu behalten.

Zeiterfassung

Wir bieten Ihnen 4 Wege Ihre Zeiten zu erfassen. Es steht Ihnen eine Stoppuhr, ein Kalender, über ein Projekt oder die allgemeine Zeiterfassung zur Verfügung.
Welcher Weg Ihnen an besten gefällt, dürfen Sie selbst entscheiden.

Ausgangsrechnungen

Rechnen Sie Ihre Angebote, Projekte oder Bestellungen mit wenigen Klicks ab. Erstellen Sie schnell und einfach Wiederkehrende-/ Serien- oder Einzelrechnungen.

Eingangsrechnungen

Erfassen Sie manuell oder aus den Kontoumsätzen Ihre Eingangsrechnungen. Selbst das kontieren anhand der DATEV Kontenrahmen SKR03 / SKR04 können Sie Ihrem Buchhalter/Steuerberater abnehmen.

DATEV-Schnittstelle

Exportieren Sie mit wenigen Klicks alle relevanten Daten wie Kunden, Lieferanten, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen und den Zahlungsverkehr zu Ihrem Steuerberater. Somit sparen Sie Zeit und können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Mitarbeiter

Bilden Sie Ihre Hierarchie in unserer Agentursoftware ab. Richten Sie Gruppen mit granularen Rechten ein, welche Sie Ihren Mitarbeitern zuweisen. Somit ist es Ihnen z.B. möglich, dass Freelancer auch nur Ihre Zeiten sehen und eintragen dürfen.

Statistiken

Egal ob Stundenübersicht, Überstunden, Vertriebsumsätze, Umsatzwachstum, Cashflow, Gewinn – und Verlustrechnung, Projektgewinn, Kundenumsatz, Top Kunden, etc.. Hier sehen Sie alle Fakten in Zahlen oder Grafiken. Analysieren Sie Ihr Unternehmen und optimieren es weiter.

Briefe

Erstellen Sie Briefe schnell und unkompliziert.

Angebote

Erstellen Sie ab sofort Angebote in der Agentursoftware. Sie haben die Möglichkeit Ihr Anschreiben, Angebotstexte, Leistungen, optionale und/oder externe Leistungen und Bedingungen in ein Angebot zu integrieren. Die Agentursoftware erstellt automatisch ein Auftragsdatenblatt, welches komfortabel für den Kunden zusammengefasst ist und dieser nur noch die beauftragten Positionen ankreuzen und unterschreiben muss.

Urlaube

Verwalten Sie die Urlaube der Mitarbeiter in der Agentursoftware. Sie konfigurieren, welche Mitarbeiter Urlaube freigeben oder genehmigen sollen.

Krankheitstage

Verwalten Sie die Krankentage Ihrer Mitarbeiter.

Provisionsabrechnungen

Erstellen Sie mit wenigen Klicks Provisionsabrechnungen für Vertriebler, Partner oder Handelsvertreter.

Zahlungsverkehr

Sie können alle Eingangszahlungen für Ausgangsrechnungen / Ausgangszahlungen für Eingangsrechnungen manuell in der Agentursoftware verbuchen, oder nutzen unsere Bankingschnittstelle, welche die Kontoumsätze verarbeitet und versucht die Umsätze den Aus-/Eingangsrechnungen zuzuordnen.

SEPA-Lastschriften

Alle Ausgangsrechnungen welche den SEPA-Lastschrifteinzug hinterlegt haben, können über einen Export (SEPA Sammel-Lastschrift) bequem exportiert werden, sodass es nur noch im Online-Banking oder in Ihrer Bankingsoftware importiert werden muss.

Mahnwesen

Die Agentursoftware kennt drei Mahnstufen, wo Sie Mahntexte, -gebühren und den Zahlungsaufschub konfigurieren können. Erstellen und versenden Sie Ihre Mahnungen schnell und unkompliziert.

Abwesenheitsassistent

Wieso wollen Sie sich mehr Arbeit machen, als es sein muss? Dieses haben wir uns auch gedacht und haben einen Abwesenheitsassistent, welchen Sie granular konfigurieren können implementiert. Sie können Ausgangsrechnungen automatisch erstellen und versenden lassen. Hier können Sie noch unterscheiden, welche Ausgangsrechnungen ohne Ihre Kontrolle erstellt und versendet werden können. Z.B. die wiederkehrenden AR, AR von Pflege-/ Sammel- / Projekt-Jobreports, AR aus Angeboten, AR aus Bestellungen.

Kundennotizen

Ein Kunde ruft an oder die wollen was zu einem Kunden notieren bzw. festhalten. Kein Problem, da Sie auf jeder Seite auf die Notizen Zugriff haben. Notieren Sie sich was zu einem Kunden eventuell noch ein Projekt auswählen. Ist es ein Telefonat für einen Kollegen? Auch das ist kein Problem. Informieren Sie Ihren Kollegen einfach per Mail über Ihre Notiz. Sie können sich auch zu einem späteren Zeitpunkt die Notiz auf Wiedervorlage setzen. Die Notizfunktion ist auch ideal für den Vertrieb!

Entwicklung und Vorbereitung

Entwicklung der Agentursoftware

Im Jahre 2003 wurde mit der Entwicklung der Agentursoftware begonnen, mittlerweile ist sie in der dritten Version erhältlich. Angefangen mit einem internen Projekt ist die Agentursoftware im Laufe der Zeit immer professioneller geworden, sodass sie nun auch Anforderungen anderer Agenturen entspricht. Anfang 2014 war agentursoftware.biz soweit entwickelt, dass sie online für die Nutzung von Agenturen angeboten werden konnte.  Die Vermarktung von agentursoftware.biz erfolgt bis heute ausschließlich über die Website und telefonisch.

Vorbereitung auf die Agentursoftware

Jedes Unternehmen hat bestimmte Abläufe, die viel Zeit bei der Vewaltung in Anspruch nehmen. Agentursoftware.biz kann individuell auf die Bedürfnisse ihres Unternehmens angepasst werden, ihre Arbeitsabläufe können zeitsparend unterstützt werden. Die Beratung und Präsentation finden vor Ort in ihrem Unternehmen statt, so ist es uns möglich die Software auf ihre Bedürfnisse einzustellen.