Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung?

In unserer digitalisierten Geschäftswelt rückt die Idee des „papierlosen Büros“ immer näher an die Verwirklichung. Wichtige Dokumente wie Rechnungen sind hierbei keineswegs von der Digitalisierung ausgenommen –  auch wenn es einige wichtige Regeln zu beachten gilt.

Die elektronische Rechnung – ein rechtsgültiges Dokument

Obwohl eine elektronische Rechnung im Gegensatz zur handfesten Papierversion „nur“ aus Einsen und Nullen besteht, gilt sie vor dem Gesetz ebenso als Dokument – sowohl in Deutschland, als auch in Österreich und der Schweiz. Zu beachten ist allerdings, dass im §14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes zwar beide Rechnungsformen gleichgestellt werden, der Rechnungsempfänger aber der elektronischen Form zustimmen muss. Auch wenn das Ausbleiben eines ausdrücklichen Widerspruchs bereits als Zustimmung (sog. konkludente Handlung) gilt, ist es allerdings kundenfreundlicher, vorher zu fragen oder den Versand ausschließlich elektronischer Rechnungen in den AGB festzulegen.

Welche Eigenschaften muss eine elektronische Rechnung haben?

Schon im ersten Artikel des §14 UStG werden die wichtigsten Anforderungen genannt:

„Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.“

In den weiteren Artikeln werden die weiteren Pflichtangaben und das richtige Format, wie man sie auch von Papierrechnungen kennt, aufgezählt. Dazu gehören unter anderem die Rechnungsnummer, die USt.-ID und der anzuwendende Steuersatz.

Wie genügt eine elektronische Rechnung den Anforderungen des Gesetzes?

Damit der Inhalt als unversehrt gelten kann, muss er in einem nicht einfach veränderbaren Format gespeichert sein. Als solche gelten zum Beispiel das Portable Document Format (.pdf) oder auch Grafikformate wie .jpg oder .png, nicht aber Officeformate wie .doc, .xls oder .rtf. Die Echtheit der Herkunft kann auf unterschiedliche Weise garantiert werden:

– durch eine qualifizierte elektronische Signatur i. S. d. Signaturgesetzes,
– die Übermittlung über bestimmte Netzwerke wie EDI oder PEPPOL
– oder durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (umständlich)

Wie versendet man eine elektronische Rechnung?

Laut Gesetz sind eine Reihe von Zustellungsmöglichkeiten für eine elektronische Rechnung gegeben:

– als E-Mail
– als E-Mail-Anhang
– per Download
– über De-Mail (laut De-Mail-Gesetz) oder den E-Postbrief
– als Computer- bzw. Server-Fax (Wobei ein an ein Standard-Faxgerät geschicktes Fax als Papierdokument gilt)

Elektronische Rechnungen richtig archivieren

Ebenso wie Papierrechnungen müssen auch elektronische Rechnungen, laut GoBD-Richtlinien, für zehn Jahre aufbewahrt werden, wobei sie während dieser Zeit nicht verändert werden dürfen. Dazu zählt auch das Ausdrucken von elektronischen Rechnungen, denn das wäre ein unzulässiger „Medienbruch“. Des Weiteren müssen die Rechnungen maschinell lesbar sein und einer „Fernabfrage bzw. Außenprüfung“ durch das Finanzamt zugänglich sein.

Fazit

Auch wenn die elektronische Rechnung wegen der gesetzlichen Vorgaben einige Anforderungen stellt, so gibt sie dem ausstellendem Unternehmen den Vorteil der Zeit- und Arbeitsersparnis sowie der Integrationsfähigkeit in die Datenverarbeitung.