Neuer Aufbau des Inhaltsbereiches

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      Neuer Aufbau des Inhaltsbereiches

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  • Ausgangsrechnungen:
    • Neue Kategorie der Dokumentenvorlage für Gutschriften verfügbar
    • Sammel-AR anlegen/bearbeiten zeigt Summe aller Rechnungen
    • Neue Detailansicht für die Sammel-AR
  • Finanzen:
    • ZE zuordnen: Wird auf eine Sammel-AR, welche eine stornierte Rechnung beinhaltet, ein Zahlungseingang gebucht, so wird kein Betrag auf die stornierte AR gebucht.
    • Mahnliste / Offene-Posten Liste: Ist eine AR in einer Sammel-AR, so wird jetzt auch die Sammel-AR Nr. mit angezeigt
  • Dokumente:
    • Angebote und Briefe anlegen/bearbeiten: Positionen können nach belieben per Drag&Drog verschoben werden.
  • Urlaubsverwaltung:
    • Urlaubsliste zeigt jetzt die gesamten Tage der gefilterten Urlaube an
  • Konfiguration:
    • Steuereinstellungen wie Soll-/Ist-Versteuerung, USt.-ID Nr., Steuernummer, Finanzamt und die Häufigkeit der Umsatzsteuervoranmeldung können jetzt hinterlegt werden, da in der nächsten Version eine Berechnung der abzuführenden Umsatzsteuer für die Voranmeldung kommen wird.

Optimierung

  • Beim erstellen einer Storno-Rechnung, bekommt man jetzt eine Meldung angezeigt, das diese erstellt wurde.
  • Seitenumbrüche wurden im Angebots-PDF in den Kosten, optionale Kosten und externen Kosten optimiert

Re-Login hinzugefügt, Statistiken erweitert

Neu

  • Allgemein:
    • Re-Login beim Sitzungsablauf
  • Ausgangsrechnungen:
    • Neuer Suchfeld „Freitextsuchfeld“
  • Statistik:
    • AR-Auswertung: Keywords haben jetzt eine Detailansicht mit den zugeordneten AR-Positionen
    • Statistik Stunden: Filter Projektgruppe hinzugefügt
  • Projekte:
    • Pflege-Job anlegen/bearbeiten: Die Leistung kann in den Positionen für statistische Zwecke ausgewählt werden.
    • Pflege-AR: Übernahme der Leistung aus den Monatspositionen

Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung?

Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung?

In unserer digitalisierten Geschäftswelt rückt die Idee des „papierlosen Büros“ immer näher an die Verwirklichung. Wichtige Dokumente wie Rechnungen sind hierbei keineswegs von der Digitalisierung ausgenommen –  auch wenn es einige wichtige Regeln zu beachten gilt.

 

Die elektronische Rechnung ein rechtsgültiges Dokument

Obwohl eine elektronische Rechnung im Gegensatz zur handfesten Papierversion „nur“ aus Einsen und Nullen besteht, gilt sie vor dem Gesetz ebenso als Dokument – sowohl in Deutschland, als auch in Österreich und der Schweiz. Zu beachten ist allerdings, dass im §14 des deutschen Umsatzsteuergesetzes zwar beide Rechnungsformen gleichgestellt werden, der Rechnungsempfänger aber der elektronischen Form zustimmen muss. Auch wenn das Ausbleiben eines ausdrücklichen Widerspruchs bereits als Zustimmung (sog. konkludente Handlung) gilt, ist es allerdings kundenfreundlicher, vorher zu fragen oder den Versand ausschließlich elektronischer Rechnungen in den AGB festzulegen.

 

Welche Eigenschaften muss eine elektronische Rechnung haben?

Schon im ersten Artikel des §14 UStG werden die wichtigsten Anforderungen genannt:

Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen gewährleistet werden.

In den weiteren Artikeln werden die weiteren Pflichtangaben und das richtige Format, wie man sie auch von Papierrechnungen kennt, aufgezählt. Dazu gehören unter anderem die Rechnungsnummer, die USt.-ID und der anzuwendende Steuersatz.

 

Wie genügt eine elektronische Rechnung den Anforderungen des Gesetzes?

Damit der Inhalt als unversehrt gelten kann, muss er in einem nicht einfach veränderbaren Format gespeichert sein. Als solche gelten zum Beispiel das Portable Document Format (.pdf) oder auch Grafikformate wie .jpg oder .png, nicht aber Officeformate wie .doc, .xls oder .rtf. Die Echtheit der Herkunft kann auf unterschiedliche Weise garantiert werden:

– durch eine qualifizierte elektronische Signatur i. S. d. Signaturgesetzes,
– die Übermittlung über bestimmte Netzwerke wie EDI oder PEPPOL
– oder durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren (umständlich)

 

Wie versendet man eine elektronische Rechnung?

Laut Gesetz sind eine Reihe von Zustellungsmöglichkeiten für eine elektronische Rechnung gegeben:

– als E-Mail
– als E-Mail-Anhang
– per Download
– über De-Mail (laut De-Mail-Gesetz) oder den E-Postbrief
– als Computer- bzw. Server-Fax (Wobei ein an ein Standard-Faxgerät geschicktes Fax als Papierdokument gilt)

 

Elektronische Rechnungen richtig archivieren

Ebenso wie Papierrechnungen müssen auch elektronische Rechnungen, laut GoBD-Richtlinien, für zehn Jahre aufbewahrt werden, wobei sie während dieser Zeit nicht verändert werden dürfen. Dazu zählt auch das Ausdrucken von elektronischen Rechnungen, denn das wäre ein unzulässiger „Medienbruch“. Des Weiteren müssen die Rechnungen maschinell lesbar sein und einer „Fernabfrage bzw. Außenprüfung“ durch das Finanzamt zugänglich sein.

 

Fazit

Auch wenn die elektronische Rechnung wegen der gesetzlichen Vorgaben einige Anforderungen stellt, so gibt sie dem ausstellendem Unternehmen den Vorteil der Zeit- und Arbeitsersparnis sowie der Integrationsfähigkeit in die Datenverarbeitung.

Neue Filter unter Kontakte, Statistik Erweiterung

Neu

  • Kontakte:
    • Neue Filter Projektleiter und Vertriebler
  • Statistik:
    • Statistik Projektleiterumsätze pro Leistung: Statistik aus Ausgangsrechnungen hinzugefügt
  • Konfiguration:
    • Mitarbeiterverwaltung: Neues Feld „Notiz“ im MA-Datensatz hinzugefügt

Optimierung

  • SEPA Lastschrift Export von Sammel-ARs: Ist eine Gutschrift in einer Sammel-AR, so wird diese herausgerechnet aus der Lastschriftsumme.
  • SEPA Lastschrift Export: Gutschriften werden nicht mehr als Lastschrift angeboten.
  • ER anlegen/bearbeiten: Kreditor in Lieferant umbenannt
  • Kalender mit CSS korrigiert

Komfort beim Projekt anlegen

Neu

  • Projekte:
    • Projekt anlegen: Nach der Kundenauswahl wird der Projektleiter, welcher im Kunden hinterlegt wurde, automatisch ausgewählt.

Protokollliste und diverse Verbesserungen

Neu

  • Protokolle:
    • Protokollliste wurde unter dem Menüpunkt Kunden hinzugefügt
  • Finanzen:
    • Umsatzjournal: Darstellung der zugeordneten Sammel-ARs wurde verbessert
  • Suche:
    • Projektinformationen um die Projekt-Nr. und Projektleiter erweitert
  • Dokumente:
    • Provisionsliste: Neue Spalte „Vertriebler“ eingefügt
  • Kunden:
    • Kunden Detailansicht: Im Reiter „Projekte“ wurde bei archivierten Projekten der Zusatz „Archiv“ hinzugefügt

Optimierung

  • Mitarbeiter anlegen/bearbeiten: Pflichtfelder hervorgehoben
  • Projektpositionsansicht: Allgemeine Informationen besser dargestellt
  • Zeiterfassung: Datum zentriert dargestellt

Erneute SEPA-Lastschrift und viele Optimierungen

Neu

  • Finanzen:
    • SEPA-Lastschrift: erneute Lastschrift einer AR
      erneuter SEPA-Einzug
      (Diese Funktion steht nur bei einer AR zur Verfügung, wenn diese schon einmal per SEPA-Lastschrift exportiert wurde)
  • Statistik:
    • Projektleiterumsätze pro Leistung: Spalte mit der Anzahl der Kunden im Zeitraum hinzugefügt und eine kumulierte Auflistung aller Leistungen

Optimierung

  • Kontaktimport: Nur wenn das Feld Projektleiter oder Vertriebler gefüllt sind, wird auch nach einem Mitarbeiter gesucht
  • FAQ Artikel: Kategorien in Tabs dargestellt
  • Projekt Zeiten bearbeiten: Leistungen werden jetzt in Gruppen dargestellt
  • Projektansicht: Rechnungen welche sich in den Entwürfen befinden, werden in Sammel-/Pflegejobreports als „in Bearbeitung“ angezeigt. Rechnungen des Projektes können jetzt sortiert werden
  • Projektliste/Meine Projekte: Im Funktionsmenü stehen jetzt die Funktionen „Jobreport erstellen“ und „Datenblatt erstellen“ zur Verfügung
  • Zeiterfassung: Bei der Auswahl eines Kunden wird überprüft, ob nur ein Projekt des Kunden existiert. Wenn ja, dann wird dieses automatisch ausgewählt
  • Statistik Umsatzsteigerung pro Leistung: Auswertung wird jetzt erst nach dem Absenden des Formulars angezeigt
  • Statistik AR Auswertung: trim in Keywords eingefügt und leere Keywords entfernt
  • Ticket Detailansicht: Anzeige angepasst

Bugfixes

  • Angebot PDF: Einheit aus Angebotspositionen anstatt dem gewählten Produkt ausgeben
  • ER anlegen/bearbeiten: In externen Kosten wurde beim anlegen der Kunde anstatt der Lieferant hinterlegt
  • Jobreport PDF: Position der Aufstellungen automatisch berechnet

Tag-Konfiguration, Bestellungen individualisieren und mehr

Neu

  • Angebote:
    • Projekt aus Angebot erstellen: Ist ein Kontakt noch kein Kunde, so wird dieser automatisch in einen Kunden umgewandelt
  • Kontakte:
    • Detailansicht: Betrag des nächsten Monats wird im Reiter Projekte bei den Pflege-Jobs angezeigt
  • Konfiguration:
    • Tags Verwaltung: Angelegte Tags werden in einer Liste angezeigt, wo einzelne bearbeitet und löscht werden können.
  • Bestellungen:
    • Bestellung bearbeiten: Anzeige der Bestell-Nr, Adresse ist mit dem Kundendatensatz verlinkt
    • Die Bestellpositionen können jetzt individuell vom Preis (EK, VK) angepasst werden

Bugfixes

  • Mitarbeiterdetailansicht: Anzeige des Geburtsdatums korrigiert

Neuer Jobreport, Erweiterung der Nummernkreiskonfiguration und mehr

Neu

  • Ausgangsrechnungen:
    • Die AR-Positionen können jetzt für statistische Zwecke einer Leistung zugeordnet werden
  • Kontakte:
    • Kundenimport: Nur bei einem gültigen Mandatsdatum, wird das Bankkonto des Kontakts gespeichert
    • Bankkonten können jetzt auch bei Lieferanten hinterlegt werden.
  • Projekte:
    • Neuen Jobreport mit internen/externen Aufwendungen und Erlös integriert
  • Nummernkreise:
    • Nummernkreise: Die laufende AR-Nr./Kunden-Nr. kann jetzt mit einer Mindestanzahl von Stellen konfiguriert werden

Bugfixes

  • Provisionsabrechnung bei Pflege-Jobs korrigiert
  • Angebots-PDF: Korrektur des automatischen Seitenumbruchs
  • Eingangsrechnungen: Bei einer Projektauswahl wurde der Kunde als Lieferant in den externen Kosten gespeichert
  • Zeiterfassung: Fallback des Firmennamens hinzugefügt
  • Statistik: Umsatzsteigerung pro Leistung – Berechnung korrigiert

Anhänge im Rechnungsversand

Neu

  • Ausgangsrechnungen:
    • Beim einzelnen Rechnungsversand, ist es jetzt möglich Anhänge hochzuladen. Beim nochmaligen Versand stehen die schon bereits hochgeladenen Dateien zur Auswahl.
      AR-Anhang
    • Detailansicht: Hochgeladene Anhänge werden in der Detailansicht angezeigt.